Медиаресурс

Адаптация онлайн: как автоматизация может помочь?

Первые недели работы новичка важнее всего: от них зависит, станет ли он хорошим работником и останется ли в компании. Поэтому нужно помочь ему вовлечься в процесс. Но адаптация сразу усложняется, если говорить об удаленном сотруднике.

По данным Минтруда, число работников, которые предпочитают удаленку, за 2020 выросло в 110 раз. Многие компании ввели региональный найм: неважно, из какого города человек, если он подходит на должность. Новички при этом приспосабливались к работе с трудом — не так просто влиться в коллектив без привычных разговоров у кулера и возможности в любой момент обратиться к коллеге за помощью. 

Пока сотрудник адаптируется, он должен решить несколько задач:

  • познакомиться с требованиями компании (Compliance);
  • обсудить свою роль и ожидания компании (Clarification);
  • познакомиться с корпоративной культурой, ценностями, историей и миссией компании (Culture);
  • наладить контакты (Connection);
  • вовремя дать и получить обратную связь (Check back).

Это классическая модель онбординга «5С», которую разработала Талия Н. Бауэр. Она подходит почти всем компаниям — главное выбрать подходящие инструменты.

Как можно это сделать?


В издательстве Бомбора, например, новичок заранее изучает всю информацию, которую ему дает отдел персонала — но это еще не все, что может ему помочь. Клавдия Пирогова, HR-бизнес-партнер компании, рассказала, как проходит онбординг в команде:

  • вместе с оффером новичку отправляют презентацию о компании и план испытательного срока;
  • в первый день его приглашают на welcome-встречу и объясняют, как выстроена работа в Бомборе и к кому обращаться, если нужна помощь;
  • раз в месяц руководитель общается с ним тет-а-тет — это помогает вовремя заметить проблему, если у сотрудника не получается погрузиться в процесс.

За всеми этапами адаптации следит отдел персонала, и все данные заносятся в Битрикс. Еще HR-специалисты проводят опросы через сервисы Google — с некоторыми новичками такие простые методы работают лучше, чем частные беседы.

Но как помочь всем, кто работает удаленно?


На первый взгляд кажется, что перевести онбординг в онлайн просто: организовать видеовстречи вполне реально, а отправлять новичкам презентации о компании стали еще до пандемии. Обратную связь через опросы тоже собирают не один год. Но вся эта работа требует немалых ресурсов — нужно задействовать HR-специалистов, наставников и руководство.

Здесь и становится сложнее, особенно если компания большая. Надо уследить за адаптацией всех новых работников, изучить информацию и с учетом последних данных откорректировать план онбординга. И нельзя забывать о поддержке свежей крови: на начальном этапе не все справляются сами.

Сам по себе непривычный коллектив — это куда больший источник стресса, чем незнакомые задачи. У тех, кто работает удаленно, должна появиться возможность пообщаться с коллегами, поболтать с ними у кулера, пусть и виртуально. Чем лучше продумать онбординг, тем быстрее новичок станет частью компании.

Что может помешать?


HR-отдел всегда загружен, и некоторые задачи, способные облегчить новичку жизнь, могут истощить специалистов. Например, Эльвира Козырева, руководитель команды адаптации в сервисе доставки продуктов и товаров на дом СберМаркет, рассказала о проекте «Бадди».

СберМаркет отобрал коллег на роль «бадди», которые помогают адаптироваться новичкам, и планирует со временем масштабировать баддинг на всю компанию.

Что надо для этого сделать:

  • выбрать сотрудников-бадди;
  • провести внутреннее обучение;
  • разработать политики;
  • выделить метрики эффективности;
  • рассказать об этом команде.

Новичков этот проект вдохновит, но что насчет HR? Надо подумать об экономии ресурсов.

На помощь приходят HR Tech-решения: все, что можно автоматизировать, стоит автоматизировать. Платформы и системы способны на многое — есть смысл довериться им и не везде загружать сотрудников.

Чем могут помочь HR Tech-решения? Вариантов достаточно:

Провести вводное обучение


Каждый новичок должен получить базовую информацию о компании, ее миссии и общих процессах — вводный тренинг обычно один для всех. С этой рутиной справится LMS, она же система онлайн-обучения.

Как это работает: в онбординге HR-специалист назначает даты тренингов новичку, проставляет дедлайны. Дальше система сама отправляет приглашение, оповещает HR о промежуточном прогрессе и подбивает результаты в общую статистику.

Такая платформа LMS есть и у СберМаркета. 80% курсов создала сама компания, поэтому система подает обучение через уникальные механики, которые пришлось разработать отдельно.

Например, обучение по охране труда в компании сделали в формате геймификации, где героя Гошу, виртуального сотрудника СберМаркета, нужно спасать из горящего офиса. Учебная игра увлекательнее чтения скучных правил пожарной эвакуации.

«Кроме курсов, — добавила Эльвира, — мы записываем подкасты с лидерами функций, где говорим о корпоративной культуре, ценностях и развитии. Иногда зовем и внешних гостей. Недавно опубликовали подкаст с Асей Казанцевой о том, как научиться принимать нестандартные решения и почему в этом помогает нейробиология. 

Все это хранится внутри нашей системы обучения. Кстати, один из подкастов мы опубликовали на внешней площадке».

Смотреть LMS на HRUST

Поставить цели на испытательный срок


Таблички Excel легко заменяют платформы, которые управляют эффективностью сотрудников. Через них можно скорректировать план с руководителем в любой момент — а значит, быстро отреагировать, если направление работы изменилось. Каждый, кто связан с задачей, увидит корректировки. 

Еще по системам проще отслеживать, как справляется новичок, и можно создать отчет по групповым и индивидуальным целям парой кликов.

Смотреть решения по управлению эффективностью на HRUST

Ответить на распространенные вопросы


В первые недели работы новички часто задают однотипные вопросы — об этом, например, говорят и в Бомборе, и компания задумывается о внедрении чат-бота.

Чаще всего сотрудник, которого только приняли на работу, спрашивает о корпоративных стандартах, контактах коллег, разбирается в организационных моментах. На удаленке с этим может быть сложновато. Бот — отличный помощник в таких случаях.

Иногда он служит справочником, иногда еще и играет роль бадди. Некоторые такие программы очень похожи на реальных людей. В условиях удаленной работы новичок может несколько недель считать, что общается с человеком.

Смотреть решения по чат-ботам на HRUST

Познакомить с коллегами


Для новичка остальные ребята в команде — аватары в зуме, как и он для них. Здесь на помощь приходят корпоративные социальные сети.

В бизнес-сети у каждого сотрудника появляется профиль, в котором указаны не только имя и номер, но и должность и место в структуре компании. Так можно узнать о коллегах чуть больше.

Есть у корпоративных соцсетей и другая функция: они могут стать хорошей альтернативной welcome-book, где хранится информация о компании.

Смотреть корпоративные социальные сети на HRUST

Получить и дать обратную связь


Чтобы отслеживать настроение новичка и возможные пробелы онбординга, нужны программы для проведения пульс-опросов. 

Они работают так: HR-специалист загружает вопросы, настраивает их автоматическую отправку или отсылает вручную. Остается только собрать итоговые данные.

Смотреть решения по пульс-опросам на HRUST

Полная или частичная автоматизация онбординга может стать отличным решением для адаптации новичка на удаленке. Так можно вовремя отслеживать статус каждого сотрудника, собирать статистику — и напоминать каждому работнику, что о нем не забыли.

На алгоритмы не влияет график встреч руководителя или внезапно прилетевшая специалисту по адаптации горящая задача, и новому члену команды уделят внимание в любом случае. Он почувствует заботу и внимание с первых дней в новой должности — многие современные программы отлично подстраиваются под отзывчивого коллегу.

Зарегистрируйтесь на HRUST, чтобы получить доступ к полезной информации по HR Tech-решениям.

Эксперты