Медиаресурс

Как выбрать HR Tech-решение и почему важно проводить пилоты



Война за таланты, пандемия и вызванная ею всеобщая «дистанционка», кажется, спровоцировали настоящий бум HR Tech во всем мире. Объем инвестиций в российский HR Tech, согласно исследованию фонда HR&ED-tech, вырос на 900% только за первую половину 2021 года. Цифровизировать прежде всего хотят обучение, подбор и адаптацию. О том, как подобрать подходящее решение и почему важно проводить пилоты, мы поговорили с Натальей Завьяловой, руководителем по цифровой трансформации в международной компании по подбору и аутсорсингу персонала KELLY.

Наталья, расскажите, пожалуйста, о себе.

Моя должность в компании называется Руководитель по цифровой трансформации, и я отвечаю за все проекты, связанные с цифровой трансформацией в компании. Я работаю в KELLY более 20 лет, за это время я прошла путь рекрутера, клиентского менеджера, сервис-менеджера. Когда-то, в том числе, я отвечала за внедрение первой ATS/CRM в компании. Перед тем, как стать менеджером по цифровой трансформации, я была руководителем по подбору персонала в области финансов и бухгалтерии.

Как давно должность «Руководитель по цифровой трансформации» появилась у Вас в компании?

Должность появилась в России в конце 2018 года. Она новая в структуре KELLY.

Кто решал в компании эти вопросы до Вас?

Раньше сами подразделения занимались поиском решений под свои потребности. Служба ИТ помогала с техническими вопросами и оценкой продукта. Иногда мы сталкивались с тем, что из-за пробелов во внутренней коммуникации коллеги «изобретали велосипед» и предлагали пилотировать сервис, который мы уже где-то протестировали.

Почему в KELLY решили выделить эту роль? Это локальный российский тренд или подобная позиция есть и в других мировых подразделениях компании?

В какой-то момент мы столкнулись с тем, что в нашей компании тестировались периодически разные новые инструменты. Инициатором таких пилотов были сами подразделения. Команда у нас большая и распределена по всей России, поэтому не всегда получалось донести информацию до коллег. Также не существовало центрального звена, которое бы оценило, насколько найденный одним подразделением цифровой инструмент может быть полезен для других подразделений.

К 2018 году назрела необходимость в централизации экспертизы по диджитал инструментам и технологиям, которые мы используем в нашем бизнесе. Так в российском офисе возникла моя позиция.

При этом в головном офисе в США есть департамент Innovation Solution Center, который занимается поиском и внедрением цифровых решений для повышения эффективности бизнес-процессов. От коллег из этого подразделения мы узнаем обо всех проектах, связанных с внедрением новых технологий, которые проходят в компании.

Где выше уровень автоматизации процессов — за рубежом или в России?

У KELLY в России чуть больше опыта во внедрении цифровых решений, чем у некоторых наших европейских коллег. При этом, есть интересные зарубежные цифровые сервисы, которыми мы пользуемся в Европе или США, но не пользуемся в России. Чаще всего причина в том, что некоторые провайдеры не готовы выходить на российский рынок или кастомизировать свой продукт. И, к сожалению, аналогов таких сервисов еще в России нет. 

Кому можно сейчас не автоматизировать процессы?

Думаю, отталкиваться необходимо от того, окупит ли автоматизация себя сейчас и в будущем. Небольшие по численности персонала компании с ограниченным набором рутинных операций могут себе позволить не диджитализироваться. Но я бы рекомендовала им задуматься над автоматизацией рутинных операций, найти технологии по автоматизации таких операций и произвести расчет эффективности внедрения. С помощью такого расчета компания поймет, когда наступит критический момент для внедрения этой технологии.

А когда автоматизация точно необходима?

Когда в компании много рутинных и/или ручных операций по стандартным сценариям и в этих операциях задействовано большое количество сотрудников. Как только вы задумались, что у вас где-то есть рутинная повторяющаяся операция, ищите решение и рассчитывайте эффект от внедрения.

Расскажите, как процессы автоматизированы в KELLY?

В KELLY автоматизировано достаточно много процессов. Так как мы рекрутинговая компания, расскажу в первую очередь про автоматизацию рекрутмента. Мы используем AI-парсинг резюме, мультипостинг вакансий, новую ATS. В конце 2020 года мы внедрили новую ATS/CRM-систему Bullhorn, это единая система в компании по Европе и России. На некоторых наших проектах задействованы лидогенераторы. С точки зрения результатов, лидогенераторы, например, на некоторых проектах позволяют увеличить пул кандидатов на 30%. А ещё под определенные проекты мы используем видео-интервью, чат-боты. У нас есть критерии под какие проекты целесообразно использовать ту или иную технологию.

Также у нас автоматизирована вся система обучения внутренних сотрудников, мы используем iSpring. У нас около 1400 курсов. А для проектных сотрудников мы пользуемся обучающей платформой Эквио. На этом сервисе у нас подготовлены программы для разных категорий сотрудников. Например, через Эквио мы обучаем секретарей и специалистов колл-центров для проектов наших клиентов.

Еще у нас работает HR-портал для трехстороннего взаимодействия проектных сотрудников, координаторов KELLY, клиентов. Это очень удобно и сотрудникам, и клиентам, и нам. Например, через этот портал мы согласовываем табели, кадровые документы.

Сейчас также выбираем платформу для омниканальных коммуникаций, чтобы снизить нагрузку на команду и повысить эффективность наших коммуникаций. В идеале мы будем  стремиться интегрировать этот сервис с нашей новой ATS. 

Расскажите, пожалуйста, какие сервисы тестировали в рекрутменте?

Начнем по порядку. 
Чат-боты оказались для нас успешны для массовых проектов. Тестировали и голосовых ботов, но в реалиях рекрутингового агентства этот инструмент не показал хороших результатов: кандидаты понимают, что им звонит робот,  и не готовы общаться в таком формате. Знаю, что ситуация иная в случае звонка прямого работодателя. 

Мы протестировали сервисы по поиску на работных сайтах и скринингу резюме под конкретные вакансии. Из инсайтов: работают они достаточно быстро, но пока наши «живые» консультанты делают скрининг более качественно. Но это не значит, что мы не обратимся к этому инструменту в будущем, так как провайдеры вкладываются в улучшение своих сервисов.

Сервисы по видео-интервью мы тестировали на разных проектах, однозначно используем их для внутреннего рекрутмента. Что касается видео- и голосовых интервью на базе искусственного интеллекта, позволяющих оценить уровень компетенций кандидата через его интонацию, мимику и жесты — для наших проектов это не самая востребованная технология. Мы протестировали несколько таких сервисов. На мой взгляд, такие сервисы больше подходят к вакансиям, которые регулярно и в достаточном количестве появляются в компании в течение года и имеют постоянный набор требований к компетенциям. А у нас каждая клиентская вакансия уникальна, и у каждого клиента свой набор требований.

В рекрутменте много интересного можно еще попробовать. У нас в ATS уже внедрен мультипостинг вакансий, когда вакансия размещается по одному клику сразу на большом количестве работных сайтов. Удобно, что все отклики потом загружаются обратно в систему. А сейчас с одним из провайдеров обсуждаем продукт по мультипоиску кандидатов. Идея в том, чтобы рекрутер вводил критерии поиска кандидатов один раз, а далее уже алгоритм собрал все релевантные резюме по доступным источникам. 

Где вы ищете информацию о решениях? 

Мы с командой опираемся на опыт иностранных коллег, накопленную нами информацию по провайдерам с их цифровыми решениями, конференции, выставки, рекомендации, просто интернет. 

Поделюсь своим лайфхаком — полезно на HR-мероприятиях задавать правильные вопросы коллегам. Например, кто-то делится, что внедрил какое-то решение в своей компании. Если оно в поле наших интересов, то я всегда нахожу возможность узнать, кого еще из провайдеров рассматривали и почему сделали именно такой выбор.  
Информации достаточно много, много разных провайдеров участвуют в выставках. Например, я регулярно участвую в HR Tech &  Expo в Сколково. Выставки и конференции полезны не только знакомством с новыми технологиями, но и общением с компаниями, которые уже что-то внедряли у себя, обменом опытом и новыми инсайтами.

Как собирали пул тех решений, из которых выбрали свои?

Со своими текущими провайдерами мы проводили пилоты, которые нас устроили по своим результатам. Мы ценим в поставщиках то, что они ориентированы на наши потребности и дорабатывают свой продукт под нас в уместные сроки. 

На самом деле вопрос доработки может стать большой проблемой. Не все провайдеры могут быстро реагировать на новые требования клиентов. Например, на старте обсуждения сотрудничества один из наших потенциальных поставщиков выслушал все наши бизнес-потребности. Но одна из критичных для нас доработок для него оказалась достаточно специфической. Провайдер признался, что в ближайшее время на нее попросту нет ресурсов. И мы разошлись на этом. Представляете, какое это было бы разочарование — узнать об этом в стадии запуска или уже обкатки сервиса у нас. 

А в KELLY Вы отдаёте предпочтение крупным провайдером с опытом или со стартапами тоже готовы работать?

Для нас очень важно качество продукта. Вопрос не в размере провайдера, а в его опыте. Если провайдер уже работает несколько лет на рынке с разными клиентами, значит у него есть продукт, во многом отвечающий потребностям рынка. И все наши потребности в нем отражены. Либо требуемая нам доработка востребована и другими клиентами. Тогда провайдер сделает эту доработку за свой счет и в оптимальные сроки.

С диджитал-стартапами мы пока не работали. Я встречалась с некоторыми из них, которые разрабатывали решения на основе машинного обучения. Но даже для участия в пилоте надо было предоставить очень большой массив данных, чтобы обучить их машину, а у нас не набирался такой объем данных. Вот и получается, что у уже существующих компаний есть big data, на которых они строят свои модели. 

Рекомендация от Натальи Завьяловой «Как выбрать оптимальное HR Tech решение»
  • Сформировать заранее свои бизнес-требования с приоритетами, в том числе к отчетности, если вы внедряете ATS или CRM.
  • Пусть провайдер по вашему списку отметит, что есть, что может сделать, что не может. Сравните это с вашими приоритетами. Если можно сделать, то сколько это займет времени: 1 месяц или 6 месяцев, вы готовы ждать?
  • Обсудите SLA («соглашение об уровне сервиса»): при внедрении новой технологии всегда возникает много вопросов у пользователей, а также могут появиться новые баги, которых не было во время пилота или теста в демоверсии. И вот с такими багами необходимо очень быстро разбираться.
  • Пощупайте продукт руками — либо через демоверсию, либо через пилот. Нормальная практика, когда пилот у провайдера бесплатный. Потому что на нашем фидбэке провайдер улучшает свой продукт. Однако некоторые провайдеры проводят платные пилоты, и здесь уже решать каждой компании, идти или не идти в такой пилот. Мы в Келли проводили и платные, и бесплатные пилоты.
  • Возьмите рекомендации у действующих клиентов провайдера, особенно по качеству и скорости доработок. Без них не обойтись. Провайдеры производят в первую очередь доработки, которые требуются большинству клиентов.
Интервью Эксперты